Если вы поняли, что пора навести порядок в своем бизнесе, значит что-то вас не устраивает, что-то вы хотите поменять к лучшему, на чем-то поработать. Вопрос только – над чем и как? Уверены ли вы, что можете на него ответить? Без максимально полного осознания текущей ситуации и максимально четко и конкретно поставленных целей успеха не добиться.

 

С чего же мы начнем наведение порядка в своем бизнесе? Для этого расставим точки над i с ситуацией в нашем бизнесе:

• раз мы взялись наводить порядок, значит что-то нас в нашем бизнесе не устраивает – прибыль, затраты нашего времени, устойчивость работы в наше отсутствие, зависимость от «сотрудников-звезд»…;
• мы знаем, или хотя бы догадываемся, что существуют хорошие примеры подобных бизнесов, которые успешно приносят прибыль своему владельцу, не наделяя его дополнительной головной болью. Что означает для нас возможность перемен к лучшему;
• мы понимаем, что еще не все знаем или умеем, и готовы научиться чему-то новому, чтобы изменить состояние бизнеса на удовлетворяющее нас;
• мы осознаем, что ответственность за текущее и будущее состояние бизнеса лежит исключительно на нас;
• мы считаем, что обладаем достаточным количеством времени и воли для реализации задуманного, и готовы их инвестировать в наш бизнес.

В любом тренинге по целеполаганию всегда подчеркивается, что успех наступает только при выполнении двух главных шагов: максимально полного осознания текущей ситуации и максимально четко и конкретно поставленных целей.

Не зная в точности, что мы делаем в данный момент, мы никогда не сможем обнаружить, какие действия можно выполнить более эффективно. Не имея четкой цели (да-да, я говорю критериях SMART¹ !), вы не сможете выбрать эффективные инструменты для ее достижения. Маловероятно, что охота на мух с микроскопом или защита от нападения тигров при помощи мухобойки обрадуют нас результатами.

Причем важен и порядок реализации этих шагов. Реалистичность и сроки достижения целей очень сильно зависят от текущей ситуации. Безусловно, ваша компания может стать в один ряд с компаниями Walmart, Shell или Ford, но готовы ли вы упорно трудиться для наступления этого момента в течение 100 лет?

Поэтому наш первый шаг – это:

Документирование существующих бизнес процессов,

Которое следует начать с определения границ проекта. Из моего опыта реализации подобных проектов, нормальная продолжительность проекта документирования всех бизнес-процессов предприятия среднего бизнеса с численностью до 50 человек, составляет один-два года, даже при условии привлечения консультанта.

В случае полностью самостоятельной работы (а целью этого цикла статей и является предоставление вам инструментов для этого), продолжительность может возрасти настолько, что реализация проекта потеряет всякий смысл.

Выбираем группу процессов

Как вы уже знаете, всю деятельность предприятия можно представить как набор подчиненных процессов. Существует множество примеров классификации процессов верхнего уровня, с которыми вы можете познакомиться самостоятельно, мы же остановимся на таком варианте:

1. Бизнес-процессы развития и совершенствования

• Стратегическое управление;
• Развитие технологий.

2. Бизнес-процессы ведения основной деятельности

• Материально-техническое обеспечение деятельности предприятия;
• Производство;
• Материально-техническое обеспечение сбыта;
• Маркетинг;
• Продажи;
• Сервис;
• Закупки.

3. Вспомогательные бизнес-процессы

• Общее управление;
• Инженерно-техническое обеспечение;
• Документооборот;
• Управление персоналом;
• Экономическая безопасность.

С какой же группы процессов начать? Конечно, вполне возможна ситуация, когда гениальные продавцы обеспечили вашему предприятию очередь заказов на три года вперед. При этом ваша продукция настолько уникальна, что конкуренции в ближайшие пять лет не предвидится. Все бы хорошо, но уж очень велик поток нареканий на качество, и на сервис вам приходится расходовать большую часть полученной прибыли. В подобном случае, безусловно, следует начать работу с процессов производства.

Но, как показывает опыт, гораздо чаще встречается ситуация с точностью до наоборот. И в этом случае лучше всего начинать работу с настройки процессов продаж и маркетинга. Какие еще аргументы можно привести в пользу этого выбора:

• Производственные процессы, как правило, и так наиболее документированы;
• Продажи – основной источник поступления денежных средств на предприятие. Их увеличение – это ваша дополнительная прибыль, а порой и спасение предприятия от банкротства;
• В настоящее время существует множество литературы, тренингов и других источников информации, в которых детальнейшим образом проанализированы большинство процессов продаж. Такая полнота информации позволит вам добиться скорейшего результата. А приобретенный в результате оптимизации бизнес-процессов самостоятельный опыт вы в дальнейшем с успехом сможете использовать при работе с любыми другими группами процессов;
• Дополнительная прибыль, полученная в результате оптимизации продаж позволит ускорить оптимизацию остальных процессов компании;
• Процессы продаж и маркетинга наиболее сильно взаимодействуют с клиентом, и их эффективность – ваше дополнительное (а часто, и единственное) преимущество в конкурентной борьбе.

Выделяем процессы

Дальнейшая последовательность действий очень проста. Вы собираете людей, которые, по вашему мнению, отвечают за выполнение этой группы процессов (сотрудников вашего отдела продаж). И «извлекаете» из них информацию, какие задачи, процессы, функции и действия (это все синонимы понятия бизнес-процесс) они выполняют в процессе своей работы. Первый шаг – только фиксация названий.

Будьте уверены – результат окажется удивительным не только для вас, но и для них. Особенно заметен эффект, если в отделе несколько сотрудников на одних и тех же должностях – их списки процессов могут отличаться более чем на 50%!!! И также сильно эти списки будут различаться с вашим представлением о том, что они должны делать.

Итак, задание №1 для самостоятельной работы:

1. Провести анкетирование по выполняемым процессам по каждому сотруднику. (Пример анкеты вы можете получить у автора)
2. Провести совещание по согласованию списка между сотрудником, руководителем подразделения и вами.

Результаты удобно оформить в виде отдельных документов для каждой должности, содержащих таблицу с перечнем выполняемых процессов.

Результат:

И вы, и ваши сотрудники наконец то договорились (и закрепили документально!), какие процессы должны выполняться для каждой должности.

¹ Критерии постановки целей SMART. Цели должны быть: конкретные, измеримые, согласованные, реалистичные, определены во времени.

Первоисточник: selfowner.ru

Также читайте по этой теме

• Инструменты коррекции цен и ценового содействия продажам
• Марсианские хроники - 3, или система мотивации менеджеров по продажам
• Один продавец – один товар