Классическая теория управления проектами описывает множество процессов и функций управления проектами. Например, наиболее важные функции – это управление сроками, стоимостью, ресурсами и качеством проекта. К процессам относятся инициация, планирование, исполнение, контроль и закрытие проекта.

При этом теория описывает наиболее типовой кейс управления крупными проектами (что, например, актуально для крупного строительства). Если специализация компании – небольшие типовые проекты, то прохождение полного цикла управления трудоемко и влечет множество накладных затрат. Еще больше ситуация усложняется, если оценку проекта по стоимости и срокам надо выполнять оперативно на этапе коммерческого предложения и отвлечение значительных ресурсов на оценку не целесообразно из-за низкого процента реально стартующих проектов.

В этой статье как раз и описывается подход к решению данной бизнес проблемы.

Ключом к решению проблемы является стандартизация. Для начала необходимо собрать историческую информацию о выполненных проектах и провести анализ:

• От чего зависит перечень работ?
• Что влияет на сроки?
• Какие выбираются ресурсы?

Разберемся с каждым вопросом по порядку на примере организации мероприятий.

Начнем с формирования перечня работ. В основе формирования перечня работ – лежит декомпозиция работ (WBS – Work Breakdown Structure).

Первый важный момент – это стадии. Какие вообще есть стадии в проекте и всегда ли все стадии применяются? Например, для мероприятий можно выделить стадию «встреча и размещение гостей». Однако такая стадия актуальна, если Вы организуете, например, конференцию или тренинг на которую приезжают иногородние. И совершенно не актуальна в случае организации тренинга на территории заказчика. Зато стадия «Подготовка материалов» актуальна всегда.

Вторая ситуация – это блоки работ, которые в зависимости от ситуации должны выполняться или нет. Причем такие работы могут относится к разным стадиям. Например, если в рамках мероприятия требуется подготовка фуршета, то появляются работы на разных стадиях – «выбор и заказ меню» на стадии подготовки, «фуршет» в рамках мероприятия.

И, наконец, важно понимать какой продукт (продукты) проданы клиентам. В зависимости от тренинга меняется его программа и длительность. Могут поменяться требуемые ресурсы.

Ваша задача сделать максимальный шаблон и описать в каких случаях часть работ не актуальна. И во всех трех случаях у Вас есть вариант использовать настройки при планировании проекта или сделать различные шаблоны проектов. Отдельные шаблоны проектов, как правило, удобны в случае сильно отличающихся проектов или направлений деятельности.

Имея на руках перечень работ необходимо провести их оценку по срокам и стоимости. Для оценки сроков сначала надо понять подход к планированию сроков, актуальный для Вашей компании. Принципиально стоит различать два подхода – планирование от ресурсов, когда срок определяется Вашей компанией, или планирование от крайнего срока, когда требуемая дата определяется заказчиком. В первом случае – план проекта оптимизируется по назначенным ресурсам. Во втором случае – даты четко фиксируются и далее идет подбор ресурсов, способных исполнить работы в требуемые сроки.

И, наконец, выполняется назначение ресурсов. Тут учитывается загрузка, стоимость и компетенции ресурса. Некоторые ресурсы могут быть зафиксированы в шаблоне проекта. Также возможно просто ручное назначение ресурсов.

Разработанные шаблоны могут эффективно использоваться для быстрого планирования проектов. Само наличие шаблонов проектов уже сильно упрощает их планирование и оценку. Если же еще реализовать простой инструмент, позволяющий на основе внесенных параметров полностью автоматически сформировать проект, то провести оценку проекта может даже сотрудник, не специализирующийся на управлении проектами. Такие задачи решались нами в ряде внедрений данного инструмента в компаниях «Империя Форум», «НовЭнергоПром» и др.

Инструмент, который мы назвали просто [ Мастер проектов ], позволяет на основе внесенной пользователем информации, провести оценку по срокам и стоимости, определить рекомендуемые ресурсы, включить проект в предварительный план.

Данный мастер включает следующие шаги:

1. Выбор шаблона и внесение общей информации о проекте – название, клиент, сроки
2. Определение производимых продуктов (опциональный шаг в зависимости от шаблона)
3. Выбор стадий или способа производства продуктов
4. Выбор требуемых блоков работ в проекте (опциональный шаг, если необходим в шаблоне)
5. Уточнение ресурсов проекта (опциональный шаг в зависимости от шаблона)

 

Выполнив пять шагов (а в простом случае – всего два/три шага) специалист формирует плановый проект с его посчитанными параметрами. Полученная информация может уже использоваться для продажи клиенту, появляется возможность даже приложить к коммерческому предложению точный график проекта. Дополнительным преимуществом является простота последующей передачи проекта в производство. Все что необходимо – это уточнить реальные сроки начала проекта.

Результатом внедрения технологии стало значительное (с 2-3 дней до часа) сокращение времени первичной оценки и планирования проекта.

Статьей поделились наши друзья.  Дополнительные материалы по теме можно найти – Управление Проектами

Также читайте по этой теме

• Управление лояльностью с помощью CRM системы
• CRM должна приносить деньги
• Самый эффективный инструмент маркетинга в B2B, который работает всегда