Почти от каждого второго клиента мне приходится слышать такую страшилку: «А не получится ли так, что после внедрения CRM менеджеры вместо того, чтобы работать с клиентом, бОльшую часть времени будут тратить на внесение данных в систему?»

Ответ – конечно, нет.

Во-первых,в промышленных CRM-системах ввод данных автоматизирован настолько, что среднее заполнение карточки контрагента занимает от 5 секунд (если только название) до 1-1,5 минут (если с телефонами, e-mail и другими контактными данными). Все, что можно формализовать – тип контрагента, отрасль, вид деятельности и т.д. – реализуется в CRM в виде справочников, поэтому ввод этих данных производится мышкой, что существенно ускоряет процесс ввода данных. Кроме того, в профессиональных системах CRM вы сами определяете, какие поля обязательны к заполнению, а какие - нет, поэтому если у Вас нет времени (клиент висит на телефоне), введите только название и телефон - остальные данные введете попозже, в более спокойной обстановке.

Во-вторых, профессиональные менеджеры (а зачем вам непрофессионалы?) все равно потратят как минимум то же время на занесение этой информации – только они сделают это в свои ежедневники, файлы excel или контакты outlook - причем данные будут уже недоступны для всей компании. Так что если менеджер все равно тратит это время – пусть лучше тратит его во благо компании.

В-третьих, практически исчезают затраты на поиски нужной информации. Это почему-то редко кто учитывает, но перед ответственным совещанием, планеркой или беседой с клиентом менеджер, активно заполняющий информацию в CRM,  потратит в разы (если не на порядок) меньше времени, чем его менее продвинутый коллега. Мне приходилось встречать компании, где все менеджеры перед собранием по 1-2 часа тратили время на составление отчета для руководства – потому что что-то было забито в Excel, что-то нужно было взять из 1С, что-то записал в ежедневнике, а что-то писалось на бумажках, приклеенных на монитор. Умножьте это время на количество менеджеров и представьте, сколько необслуженных клиентов (и денег) теряет компания.

И в-четвертых, современные системы CRM позволяют автоматизировать многие рутинные операции – например, готовить и даже рассылать документы по e-mail. Представьте себе ситуацию, когда вашему менеджеру необходиммо, например, отправить стандартное коммерческое предложение клиенту. Профессиональная CRM-система возьмет подготовленный шаблон, сама подставит в него данные из карточки клиента (ФИО, должность, название компании и т.д.) и сама же отправит его по электронной почте – менеджеру остается только проконтролировать получение! А сколько времени в такой же ситуации потратил бы менеджер, использующий excel или бумажные носители?

Итак, что в итоге?

Автоматизированные карточки ускоряют процесс ввода до нескольких секунд +

Время, затрачиваемое на ввод работает теперь и на менеджера, и на компанию +

Поиск информации и формирование отчетов длится теперь секунды вместо часов +

Эффект мультипликации: введенные ранее данные экономят время на других этапах.

Таким образом, данная страшилка – это миф. Профессиональная CRM-система не только не отнимет время, она позволит его многократно сэкономить и направить менеджеров на то, что по настоящему генерирует прибыль – живое общение с клиентом.

Также читайте по этой теме

• Нестандартный взгляд на стандартную CRM
• К вопросу о важности взаимосвязи маркетинга и продаж для малого бизнеса
• Как inbound маркетинг влияет на рост продаж?